¿Qué pasos conlleva un Plan de Comunicación Interna?

Mejorar la comunicación interna recomienda la elaboración de un plan estratégico que permita, a través de los medios y cauces más adecuados, colmar las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que componen las empresas.

Este plan debería pasar por varios pasos o etapas:

En primer lugar debería diagnosticarse la situación de comunicación en la empresa. El plan debe basarse en una auditoría seria de comunicación y no en la intuición o en las preferencias de los directivos. La auditoría debe detectar los flujos de comunicación descendente, ascendente y horizontal, sus puntos débiles y problemas. Igualmente es fundamental conocer las necesidades y expectativas de los trabajadores y las necesidades de proyección de la misión, la visión, los valores y objetivos de la empresa y del alineamiento de los trabajadores con estos.

Para llevar a cabo la auditoría, conocer las necesidades de la empresa y de los trabajadores, diseñar y ejecutar el plan es condición inexcusable conseguir un firme compromiso y apoyo de la alta dirección. Sin estos es imposible la introducción de cualquier tipo de cambio en la organización.

El diseño del plan sería la tercera etapa. Habría aquí que definir objetivos, seleccionar medios, planificar acciones y establecer mecanismos y procedimientos para la implantación. Para elegir adecuadamente los medios es fundamental tener en cuenta los objetivos que se persiguen con los mensajes comunicados (alinear, motivar, integrar, transmitir, informar…) y la información que se desea comunicar (hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados…).

Ojo; la puesta en marcha de estos mecanismos no asegura la eficacia de la comunicación interna si no se aporta simultáneamente el cambio de valores y cultura organizativa. Por ello, la estrategia de sensibilización en materia de comunicación debe igualmente formar parte de las etapas del plan. Es necesario sensibilizar y formar en comunicación a todos los trabajadores para que tomen conciencia de su importancia. La difusión del proyecto a toda la organización, buscando el cambio de actitudes y el compromiso de todos es una condición imprescindible para el éxito del mismo.